Tietosuoja- ja rekisteriselosteet
Tietosuojaseloste – kansalaisopisto
Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Rekisterinpitäjä
Sastamalan Opisto
Onkiniemenkatu 1
38200 Sastamala
Puh. 040 631 5243
S-posti: sini-mari.lepisto@sastamala.fi
Rekisterin vastuuhenkilö
Sini-Mari Lepistö
Puh.: 040 631 5243
S-posti: sini-mari.lepisto@sastamala.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Sini-Mari Lepistö
puh.: 040 631 5243
s-posti: sini-mari.lepisto@sastamala.fi
Rekisterin nimi
Kansalaisopiston henkilötietokanta (HelleWi)
Rekisterin käyttötarkoitus
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia tai muita työntekijöitä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palvelussuhdeasioiden hoitamista varten.
Rekisterissä olevat kurssien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.
Lisäksi henkilörekisteriin kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- Sukunimi ja kutsumanimi (pakollinen)
- Henkilötunnus opettajille (pakollinen)
- Henkilötunnus kurssin osallistujalle (pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten)
- Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus (pakollinen)
- Osoite / alaikäisen huoltajan osoite (pakollinen)
- Puhelinnumero (pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten)
- Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
Kansalaisopisto kerää lisäksi OPH:n tilastointia varten seuraavat tiedot:
- Sukupuoli, koulutustausta, rekisteröidyn pääasiallinen toiminta, äidinkieli
Säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien osallistujien ilmoittautumisen yhteydessä antamat tiedot. Opettajien ja muiden työntekijöiden rekrytoinnin yhteydessä ilmoittamat tiedot.
Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterinpitäjä ei luovuta tai käytä tietoja markkinointia tai muuta tarkoitusta varten ilman rekisteröidyn suostumusta. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin. Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset, tuntiopettajat) käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön jäädessä pois niistä tehtävästä, joita varten hänellä on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Rekisteriä säilytetään Wildfrost Oy:n ylläpitämässä HelleWi -tietokannassa, joka on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen käsittely on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Rekisteröidyn oikeudet
a) Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne (EU 2016/679 artikla 15).
b) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta (EU 2016/679 artikla 77).
c) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta (EU 2016/679 artikla 16).
d) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU 2016/679 artikla 17).
e) Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU 2016/679 artikla 20). Tarkastus-, korjaus-, poisto- sekä siirtopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle.